OfficeTalk

Du suchst eine Quittung, die du “irgendwo” abgelegt hast, oder fängst jedes Angebot wieder bei null an? In dieser Folge geht es um das Backoffice-Fundament, den zweiten Baustein meines Büro-Ikigai. Ich zeige dir, warum ein gutes Zeitmanagement ins Leere läuft, wenn die Basis im Hintergrund fehlt, und wie du mit festen Abläufen für Belege, Angebote und Vorlagen den Kopf für deine Kernarbeit freibek...

Pausen schieben wir gern auf, dabei sind wir als Selbstständige neben unserem Angebot unser wichtigstes Asset.  In dieser Folge geht es darum, warum Pausen zur Arbeit gehören und nicht erst verdient werden müssen. Ich zeige dir einen kleinen Anfang, der ohne Extrazeit auskommt: Trag deine Pause in den Kalender ein wie einen Kundentermin.  Die Folge ist der Auftakt einer vierteiligen Reih...

In dieser Episode sprechen wir darüber, warum uns komplexe Dateiablagen oft mehr ausbremsen als helfen und wie die japanische Ikigai-Philosophie Leichtigkeit in dein Büro bringt. Erfahre meine vier Säulen für ein entspanntes Backoffice – von der radikalen Vereinfachung deiner Prozesse bis hin zur unglaublich wichtigen Selbstfürsorge. Hör rein und hol dir den Fokus für das Wesentliche zurück! ...

In dieser Episode spreche ich darüber, warum es sich lohnt, schon im Herbst an den Jahresendspurt und das Thema Weihnachten zu denken. Ich teile eine persönliche Anekdote aus meiner Zeit als Assistentin der Geschäftsführung und zeige dir, wie du hektische Last-Minute-Aktionen kurz vor den Feiertagen vermeidest. Du erfährst, wie du alle anstehenden Aufgaben in ein ehrliches Jahresend-Inventar eintr...

Wir nehmen uns so oft vor, unsere Dateiablage einfach mal aufzuräumen. Doch ohne ein klares Ziel verpufft die erste Motivation meistens nach wenigen Tagen, weil die eigentlichen Workflows dahinter nicht angepasst wurden. In dieser Episode besprechen wir, wie du dir stattdessen smarte Ziele für deine Orga-Arbeit setzt und in realistischen Etappen eine digitale Struktur aufbaust, die im echten Allta...

An manchen Tagen fehlt im Business-Alltag schlichtweg die Energie und anspruchsvolle Aufgaben wollen einfach nicht gelingen. In dieser Folge erfährst du, warum Schuldgefühle an solchen Tagen völlig unbegründet sind und wie du deine Prioritäten und Abläufe mit realistischen Pufferzeiten klug anpasst. Außerdem gebe ich dir pragmatische Tipps für kleine Routineaufgaben und eine ehrliche Kundenkommuni...

In dieser Episode nehme ich dich mit in eine meiner SOS Office-Sprechstunden. Wir sprechen darüber, warum Büroorganisation, Zeit- und Selbstmanagement niemals isoliert voneinander funktionieren. Du erfährst, wie du eine unübersichtliche digitale Ablage ohne großen Aufwand neu ausrichtest, warum mehrere Aufgabenlisten deinen Fokus stören und wie du deinen Büroalltag Schritt für Schritt wieder entsp...

Warum große Hauruck-Aktionen in puncto Büroorganisation meistens in Überforderung enden und warum ich persönlich wenig von diesen Mammutprojekten halte, erfährst du in dieser Folge. Ich teile meine Praxiserfahrung als selbstständige Bürodienstleisterin und Mentorin mit dir und zeige auf, warum übereilte Vorhaben wie ein spontaner Softwareumzug meistens schnell scheitern. Stattdessen lernst du das...

Das E-Mail-Postfach wächst uns im stressigen Büroalltag schnell über den Kopf, besonders wenn wir dem starren Dogma von „Inbox Zero“ hinterherjagen. In dieser Folge des OfficeTalks räumen wir mit dem Mythos des permanent leeren Posteingangs auf und zeigen dir, wie du mit festen Zeitfenstern und der 4D-Methode die volle Kontrolle über deine Nachrichten behältst.  Erfahre, warum ein strukturier...

In dieser Folge von OfficeTalk sprechen wir darüber, wie du am Freitagnachmittag mit einem richtig guten Gefühl den Laptop zuklappen kannst. Ich zeige dir Schritt für Schritt, wie mein eigener Wochenabschluss aussieht und wie du durch diese einfache Routine langfristig Ordnung in deinen digitalen Dokumenten und Aufgaben hältst. Und nun viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!  ▶ Zum pa...

In dieser Folge geht es um das Thema Mental Load in der Selbstständigkeit – also diese unsichtbare To-Do-Liste im Kopf, die uns gerade als selbstständige Mamas unendlich viel Energie raubt. Ich erkläre dir, warum das ständige Mitdenken und Vorausplanen von Familie und Backoffice oft anstrengender ist als die eigentliche Arbeit selbst. Aber wir können das Ganze gezielt in den Griff bekommen: Ich ge...

Wir feiern Jubiläum! 100 Folgen OfficeTalk – das bedeutet hunderte Tipps für dein Backoffice, tausende Minuten Struktur-Talk und über 4.100 treue Hörerinnen und Hörer. Zur Feier des Tages habe ich die Rollen getauscht und beantworte eure brennendsten Fragen. In dieser Folge erfährst du: Wie alles 2008 am Küchentisch begann (und warum ich damals Schreibservice für Epiliergeräte-Interviews gemacht h...

In dieser Folge schauen wir uns etwas an, das oft als total profan abgestempelt wird: deinen Schreibtisch. Wir gewöhnen uns im Homeoffice schnell an unpraktische Abläufe, dabei beeinflusst unsere direkte Umgebung massiv, wie konzentriert wir arbeiten können. Ich erzähle dir, warum eine Teilnehmerin im Club plötzlich ihren Monitor hochkant gedreht hat und wie mir ein neuer Bürostuhl gegen Rückensch...

In der heutigen Folge spreche ich darüber, wie du das Aufschieben von ungeliebten Aufgaben wie Buchhaltung oder Ablage endlich stoppst. Ich stelle dir das Konzept des virtuellen Coworkings vor, das kein Kaffeeklatsch ist, sondern fokussiertes Arbeiten mit der motivierenden Präsenz anderer Selbstständiger.  Erfahre, warum ein verbindlicher Termin im Kalender oft der entscheidende Hebel ist, um...

Der Moment direkt nach dem Kauf ist der empfindlichste in der gesamten Kundenbeziehung. Egal, wie viel Vertrauen wir vorher aufgebaut haben: Sobald der „Kaufen“-Button gedrückt oder der Vertrag unterzeichnet ist, kommen oft Zweifel auf. War das die richtige Entscheidung? Habe ich zu viel Geld ausgegeben? Ein gutes Onboarding fängt diese Zweifel ab und gibt dem Kunden die Sicherheit, die richtige E...

In dieser Folge nehme ich dich mit auf meine persönliche Tool-Reise von MeisterTask zu Notion und erzähle dir ganz offen, warum ich trotz meiner Zertifizierung als MeisterTask-Expertin gewechselt bin. Du erfährst, warum mein wachsendes Business nach einer neuen „Kontrollzentrale“ verlangt hat und wieso ich am Anfang fast an Notion verzweifelt wäre. Ich teile mit dir, für wen MeisterTask nach wie v...

In dieser Episode räumen wir mit dem digitalen Chaos auf und klären endlich die Frage: Was gehört in die Cloud und was in ein DMS? Ich zeige dir, wie du deinen „aktiven Schreibtisch“ von deinem „digitalen Aktenschrank“ trennst, um wieder mit mehr Fokus und weniger Sucherei durch deinen Business-Alltag zu gehen. Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!  ▶ Zum passenden Blogartikel komms...

In der heutigen Folge beschäftigen wir uns mit einer Frage, die in einer der letzten Fragerunden im Business-Struktur-Club aufkam: „Martina, soll ich eigentlich von Papier auf digital umsteigen oder was eignet sich am besten für mich?“   Nach über 17 Jahren Erfahrung als selbstständige Bürodienstleisterin weiß ich, dass es beim Aufgabenmanagement kein starres „Richtig“ oder „Falsch“ gibt, son...

In der heutigen Folge beschäftigen wir uns mit einer Frage, die mir sehr häufig gestellt wird: „Martina, soll ich mein Büro jetzt erst mal selbst sortieren oder direkt jemanden einstellen, der das für mich übernimmt?“ Nach über 17 Jahren Erfahrung als virtuelle Office Managerin weiß ich: Die Antwort ist so individuell wie dein Business selbst. Wir räumen heute mit dem schlechten Gewissen auf, das...

In der heutigen Folge räumen wir mit einem großen Missverständnis auf: Die Hoffnung, dass eine neue App all deine Organisationsprobleme im Alleingang löst. Nach über 17 Jahren Erfahrung weiß ich: Ein Tool ist kein Retter für ein unstrukturiertes Büro, sondern lediglich der Verstärker deiner vorhandenen Prozesse. Ich erzähle dir, warum viele Selbstständige in der „Tool-Falle“ landen und warum dein...

In der ersten Folge des Jahres 2026 widmen wir uns einem Thema, das uns alle betrifft: Wie plane ich meinen Arbeitstag so, dass er auch wirklich machbar ist?  Viele von uns kämpfen mit endlosen To-Do-Listen und vergessen dabei oft, Termine und Pufferzeiten realistisch einzukalkulieren. Ich stelle dir heute die ALPEN-Methode vor, mit der du Schritt für Schritt mehr Struktur in dein Zeitmanagem...

Du bist überlastet und arbeitest Aufgaben noch "aus dem Kopf heraus"? Ich nehme dich heute mit und zeige dir die Lösung für mehr Struktur und Effizienz: Standard Operating Procedures (SOPs) – das sind einfache Anleitungen und standardisierte Arbeitsabläufe. Ich verrate dir, wie du mit SOPs: Fehler reduzierst und jedem Kunden das gleiche Qualitätserlebnis bietest. Aufgaben leichter delegierst , fal...

In dieser Episode geht es darum, wie du dein überlastendes E-Mail-Postfach endlich in den Griff bekommst. Erfahre, wie du mit nur drei Schritten die ständige Ablenkung beendest, eine funktionierende E-Mail-Ablage schaffst und mit der wertvolle Zeit zurückgewinnst. Schluss mit dem Gefühl, den E-Mails nur hinterherzulaufen! Finde heraus, wie du mit klaren Routinen und einer einfachen Struktur dauerh...

Das Chaos in deiner digitalen Ablage raubt dir regelmäßig nicht nur Zeit, sondern auch Nerven! Du hast schon Routinen probiert, eine neue Ordnerstruktur gebaut und versucht, das Ganze in den Griff zu bekommen. Aber auf Dauer, da hat nichts gehalten. In dieser Episode erfährst du, warum es nicht an der Methode liegt, sondern an der fehlenden Strategie.  erkläre dir die 3 goldenen Regeln für ei...

Chaos auf dem Desktop, der Download-Ordner quillt über und wichtige Belege sind irgendwo verschwunden? Du hast vielleicht schon eine gute Ordnerstruktur aufgebaut, aber der Alltag und die Menge an physischer Post und E-Mails lassen das Chaos immer wieder Einzug halten. Am Ende suchst du doch wieder nach den Dokumenten, die du konsistent hättest benennen sollen. In dieser Episode zeige ich dir desh...