OfficeTalk

Warum große Hauruck-Aktionen in puncto Büroorganisation meistens in Überforderung enden und warum ich persönlich wenig von diesen Mammutprojekten halte, erfährst du in dieser Folge. Ich teile meine Praxiserfahrung als selbstständige Bürodienstleisterin und Mentorin mit dir und zeige auf, warum übereilte Vorhaben wie ein spontaner Softwareumzug meistens schnell scheitern. Stattdessen lernst du das...

Das E-Mail-Postfach wächst uns im stressigen Büroalltag schnell über den Kopf, besonders wenn wir dem starren Dogma von „Inbox Zero“ hinterherjagen. In dieser Folge des OfficeTalks räumen wir mit dem Mythos des permanent leeren Posteingangs auf und zeigen dir, wie du mit festen Zeitfenstern und der 4D-Methode die volle Kontrolle über deine Nachrichten behältst.  Erfahre, warum ein strukturier...

In dieser Folge von OfficeTalk sprechen wir darüber, wie du am Freitagnachmittag mit einem richtig guten Gefühl den Laptop zuklappen kannst. Ich zeige dir Schritt für Schritt, wie mein eigener Wochenabschluss aussieht und wie du durch diese einfache Routine langfristig Ordnung in deinen digitalen Dokumenten und Aufgaben hältst. Und nun viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!  ▶ Zum pa...

In dieser Folge geht es um das Thema Mental Load in der Selbstständigkeit – also diese unsichtbare To-Do-Liste im Kopf, die uns gerade als selbstständige Mamas unendlich viel Energie raubt. Ich erkläre dir, warum das ständige Mitdenken und Vorausplanen von Familie und Backoffice oft anstrengender ist als die eigentliche Arbeit selbst. Aber wir können das Ganze gezielt in den Griff bekommen: Ich ge...

Wir feiern Jubiläum! 100 Folgen OfficeTalk – das bedeutet hunderte Tipps für dein Backoffice, tausende Minuten Struktur-Talk und über 4.100 treue Hörerinnen und Hörer. Zur Feier des Tages habe ich die Rollen getauscht und beantworte eure brennendsten Fragen. In dieser Folge erfährst du: Wie alles 2008 am Küchentisch begann (und warum ich damals Schreibservice für Epiliergeräte-Interviews gemacht h...

In dieser Folge schauen wir uns etwas an, das oft als total profan abgestempelt wird: deinen Schreibtisch. Wir gewöhnen uns im Homeoffice schnell an unpraktische Abläufe, dabei beeinflusst unsere direkte Umgebung massiv, wie konzentriert wir arbeiten können. Ich erzähle dir, warum eine Teilnehmerin im Club plötzlich ihren Monitor hochkant gedreht hat und wie mir ein neuer Bürostuhl gegen Rückensch...

In der heutigen Folge spreche ich darüber, wie du das Aufschieben von ungeliebten Aufgaben wie Buchhaltung oder Ablage endlich stoppst. Ich stelle dir das Konzept des virtuellen Coworkings vor, das kein Kaffeeklatsch ist, sondern fokussiertes Arbeiten mit der motivierenden Präsenz anderer Selbstständiger.  Erfahre, warum ein verbindlicher Termin im Kalender oft der entscheidende Hebel ist, um...

Der Moment direkt nach dem Kauf ist der empfindlichste in der gesamten Kundenbeziehung. Egal, wie viel Vertrauen wir vorher aufgebaut haben: Sobald der „Kaufen“-Button gedrückt oder der Vertrag unterzeichnet ist, kommen oft Zweifel auf. War das die richtige Entscheidung? Habe ich zu viel Geld ausgegeben? Ein gutes Onboarding fängt diese Zweifel ab und gibt dem Kunden die Sicherheit, die richtige E...

In dieser Folge nehme ich dich mit auf meine persönliche Tool-Reise von MeisterTask zu Notion und erzähle dir ganz offen, warum ich trotz meiner Zertifizierung als MeisterTask-Expertin gewechselt bin. Du erfährst, warum mein wachsendes Business nach einer neuen „Kontrollzentrale“ verlangt hat und wieso ich am Anfang fast an Notion verzweifelt wäre. Ich teile mit dir, für wen MeisterTask nach wie v...

In dieser Episode räumen wir mit dem digitalen Chaos auf und klären endlich die Frage: Was gehört in die Cloud und was in ein DMS? Ich zeige dir, wie du deinen „aktiven Schreibtisch“ von deinem „digitalen Aktenschrank“ trennst, um wieder mit mehr Fokus und weniger Sucherei durch deinen Business-Alltag zu gehen. Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!  ▶ Zum passenden Blogartikel komms...

In der heutigen Folge beschäftigen wir uns mit einer Frage, die in einer der letzten Fragerunden im Business-Struktur-Club aufkam: „Martina, soll ich eigentlich von Papier auf digital umsteigen oder was eignet sich am besten für mich?“   Nach über 17 Jahren Erfahrung als selbstständige Bürodienstleisterin weiß ich, dass es beim Aufgabenmanagement kein starres „Richtig“ oder „Falsch“ gibt, son...

In der heutigen Folge beschäftigen wir uns mit einer Frage, die mir sehr häufig gestellt wird: „Martina, soll ich mein Büro jetzt erst mal selbst sortieren oder direkt jemanden einstellen, der das für mich übernimmt?“ Nach über 17 Jahren Erfahrung als virtuelle Office Managerin weiß ich: Die Antwort ist so individuell wie dein Business selbst. Wir räumen heute mit dem schlechten Gewissen auf, das...

In der heutigen Folge räumen wir mit einem großen Missverständnis auf: Die Hoffnung, dass eine neue App all deine Organisationsprobleme im Alleingang löst. Nach über 17 Jahren Erfahrung weiß ich: Ein Tool ist kein Retter für ein unstrukturiertes Büro, sondern lediglich der Verstärker deiner vorhandenen Prozesse. Ich erzähle dir, warum viele Selbstständige in der „Tool-Falle“ landen und warum dein...

In der ersten Folge des Jahres 2026 widmen wir uns einem Thema, das uns alle betrifft: Wie plane ich meinen Arbeitstag so, dass er auch wirklich machbar ist?  Viele von uns kämpfen mit endlosen To-Do-Listen und vergessen dabei oft, Termine und Pufferzeiten realistisch einzukalkulieren. Ich stelle dir heute die ALPEN-Methode vor, mit der du Schritt für Schritt mehr Struktur in dein Zeitmanagem...

Du bist überlastet und arbeitest Aufgaben noch "aus dem Kopf heraus"? Ich nehme dich heute mit und zeige dir die Lösung für mehr Struktur und Effizienz: Standard Operating Procedures (SOPs) – das sind einfache Anleitungen und standardisierte Arbeitsabläufe. Ich verrate dir, wie du mit SOPs: Fehler reduzierst und jedem Kunden das gleiche Qualitätserlebnis bietest. Aufgaben leichter delegierst , fal...

In dieser Episode geht es darum, wie du dein überlastendes E-Mail-Postfach endlich in den Griff bekommst. Erfahre, wie du mit nur drei Schritten die ständige Ablenkung beendest, eine funktionierende E-Mail-Ablage schaffst und mit der wertvolle Zeit zurückgewinnst. Schluss mit dem Gefühl, den E-Mails nur hinterherzulaufen! Finde heraus, wie du mit klaren Routinen und einer einfachen Struktur dauerh...

Das Chaos in deiner digitalen Ablage raubt dir regelmäßig nicht nur Zeit, sondern auch Nerven! Du hast schon Routinen probiert, eine neue Ordnerstruktur gebaut und versucht, das Ganze in den Griff zu bekommen. Aber auf Dauer, da hat nichts gehalten. In dieser Episode erfährst du, warum es nicht an der Methode liegt, sondern an der fehlenden Strategie.  erkläre dir die 3 goldenen Regeln für ei...

Chaos auf dem Desktop, der Download-Ordner quillt über und wichtige Belege sind irgendwo verschwunden? Du hast vielleicht schon eine gute Ordnerstruktur aufgebaut, aber der Alltag und die Menge an physischer Post und E-Mails lassen das Chaos immer wieder Einzug halten. Am Ende suchst du doch wieder nach den Dokumenten, die du konsistent hättest benennen sollen. In dieser Episode zeige ich dir desh...

Vor ein paar Jahren habe ich das selbst erlebt. Eine neue Kundin kam und wollte zuerst nur ganz wenig, aber dann immer mehr und mehr. Gleichzeitig erhöhten auch andere Kunden ihre Aufträge. Du kennst das ja bestimmt. Wenn einer kommt, dann kommen alle ... Ende vom Lied: Ich habe einfach nur noch gearbeitet, Kundenarbeit gemacht. Aber für Marketing, Newsletter und die strategische Weiterentwicklung...

Du verbringst wertvolle Zeit damit, physische Post und digitale Rechnungen in zwei völlig getrennten Systemen zu suchen? Die Ablenkung und der Stress, die der wachsende Stapel auf deinem Schreibtisch verursacht, rauben dir zunehmend den Fokus für dein Business. Dabei ist effizientes Arbeiten keine Frage des Glücks, sondern der richtigen Organisation, Struktur und Routinen. In dieser Episode zeige...

Du möchtest deinen Kunden das Gefühl geben, dass sie etwas ganz Besonderes sind, aber der stressige Alltag macht dir einen Strich durch die Rechnung? Die spontanen, persönlichen Gesten, die eigentlich den Unterschied machen, geraten im E-Mail-Chaos und unter all den To-Dos schnell in Vergessenheit. Dabei ist echte Kundenbindung keine Frage der Spontanität, sondern der richtigen Struktur . In diese...

Herzlichkeit und Effizienz - ein Spagat, der in einem wachsenden Business oft zur Herausforderung wird. Du sehnst dich nach professioneller digitaler Ordnung, möchtest aber gleichzeitig, dass dein Unternehmen persönlich und menschlich bleibt? Du kennst das Gefühl, dass sich Kunden wie eine Nummer fühlen, weil dir die Zeit für das Wesentliche fehlt? Ich kenne diesen Konflikt nur zu gut und habe ihn...

Du freust dich über jede neue Buchung oder jeden neuen Auftrag – aber dann geht im Alltag wieder einmal alles drunter und drüber und das erste "Willkommen" besteht oft nur aus einer automatisierten E-Mail? Du hast das Gefühl, dass du nicht die Zeit hast, jedem neuen Kunden die persönliche Aufmerksamkeit zu schenken, die er verdient? Ich kenne das nur zu gut. Am Anfang meiner Selbstständigkeit ging...

Fühlst du dich manchmal, als würde dein Kopf platzen – vor lauter To-dos, Projekten und Deadlines? Du springst von einer Aufgabe zur nächsten, suchst verzweifelt nach dem aktuellen Stand oder hast das Gefühl, dass dir wichtige Informationen fehlen? Das Chaos im Kopf ist vorprogrammiert, und der Überblick geht schnell verloren. Das kenne ich aus eigener Erfahrung nur zu gut! In dieser Episode zeige...

Du kennst das bestimmt: Kundenanfragen bearbeiten, Rechnungen schreiben, Projekte starten. Diese Abläufe sind das Rückgrat deines Business, aber oft fühlen sie sich zermürbend und zeitraubend an. Du hast das Gefühl, du wiederholst dich ständig, suchst nach Informationen oder machst immer wieder die gleichen kleinen Fehler. Der Tag ist voll, aber so richtig vorankommen tust du nicht, weil du im "Ma...