Prosto o projektach

Zmęczeni raportowaniem? Chcielibyście w ogóle od tego się uwolnić i tylko prowadzić projekt? Nie tak szybko. Regularny monitoring zapewnia bezpieczeństwo i spokój lidera i zespołu. Trochę kosztuje czasu i wysiłku, ale warto. Dzięki temu wszyscy - włączając sponsora i zarząd - mają wyrównany poziom wiedzy o postępach prac . Unikamy dużych niespodzianek i grubych nieporozumień. Gdy spotkania statuso...

Jak się nie pogubić w dokumentach ? Dobry lider od samego początku pracy powinien ustalić z zespołem czytelne zasady dotyczące przechowywania dokumentacji projektowej. Wydaje się, że to proste zadanie i tak jest w istocie. Trzeba tylko zwrócić uwagę, aby go nie przegapić i mieć wdrożone reguły od pierwszego dnia projektu . Porządek w plikach jest w interesie całego zespołu, ale też przyda się na p...

Nie wszystko robią członkowie zespołu projektowego. Niektóre zadania trzeba przekazać na zewnątrz . Jednak nawet wtedy musimy dopilnować, aby ktoś z zespołu miał pieczę nad takiem zleconym zadaniem. Nie jest to bynajmniej przejaw braku zaufania czy nieumiejętność delegowania. Chodzi o trzymanie ręki na pulsie i wspieranie osoby spoza zespołu, która coś dla nas robi. Dzięki temu mamy też na bieżąco...

Lider nie powinien zajmować się wskazywaniem pojedynczych zadań do realizacji przez członków zespołu, bo łatwo stanie się wąskim gardłem i jednocześnie oduczy ich myślenia. Będą oni biernie czekać na kolejne zadania, po wykonaniu których znów przestawią się w tryb oczekiwania. Ani to efektywne, ani dla nich motywujące. Już od początku projektu najlepiej podzielić całe obszary tematyczne pomiędzy s...

Projekty są kwintesencją pracy zespołowej, ale składają się z szeregu zadań. Każde z nich - nawet jeśli jest realizowane przez kilka osób - musi mieć jasno wskazaną osobę odpowiedzialną. Jeśli zaniedbamy jednoznaczne przypisanie osoby do zadania, to ryzykujemy tzw. dyfuzją odpowiedzialności , czyli jej rozmyciem. Directly Responsible Individual (DRI) , to dobry przykład z firmy Apple, jak można wd...

Lider projektu powinien być wzorem osoby, która umie efektywnie poprowadzić dowolne spotkanie . Jeśli dasz sobie radę z panowaniem nad grupą na spotkaniu, to pewnie uda ci się również ujarzmić zespół projektowy. Trudno za to wyobrazić sobie skutecznego lidera projektu, który nie byłby dobry w moderowaniu spotkań. Te same cechy są potrzebne zarówno do panowania nad projektem, jak i nad pojedynczym...

Nawet jeżeli organizacja cierpi na nadmiar spotkań, to prowadzenie projektu trudno sobie wyobrazić bez spotykania się zespołu od czasu do czasu. Dobrą praktyką jest od samego początku wyznaczyć stały termin (np. wybrany dzień w tygodniu). Mając regularny cykl - od spotkania do spotkania - narzucamy rytm pracy i zapobiegamy niekontrolowanym przestojom. Nie ma rady, trzeba się z naszym projektem roz...

W wielu projektach rzucamy się na głęboką wodę , nie mając wcale gwarancji, że zakończą się powodzeniem. Dopiero w trakcie prac będziemy sprawdzać, co jest realne i czy nasz wymarzony scenariusz uda się ziścić. Dla tak niepewnych i pionierskich przedsięwzięć warto zastanowić się nad scenariuszami alternatywnymi. Jeżeli nie wypali nasza "opcja A", to czy mamy w ogóle jakąś "opcję B&q...

Lista ryzyk niczego jeszcze nie rozwiąże. To dopiero pierwszy krok. Drugim jest opracowanie możliwych działań, które należy wykonać, aby zidentyfikowane ryzyka ograniczyć. Zgodnie z dewizą, że łatwiej zapobiegać niż leczyć , powinniśmy odpowiednią uwagę poświęcić tym tzw. działaniom zapobiegawczym . Dla większości ryzyk można wymyślić jakieś akcje, które warto podjąć już na początku projektu z myś...

Jeżeli spieszymy się, by czym prędzej zacząć działać w projekcie, to łatwo ominiemy ważny element planowania: identyfikację ryzyk. Zarządzanie ryzykiem może brzmi w sposób skomplikowany, ale można do tego podejść zdroworozsądkowo . Identyfikacja najważniejszych ryzyk wydaje się czynnością nieskomplikowaną, a może pomóc w uniknięciu kłopotów w projekcie. Dobrą praktyką jest zaprzęgnięcie całego zes...

Ani sponsor, ani lider nie są w stanie w pojedynkę oszacować dobrze niezbędnego budżetu. Potrzeba do tego zespołu , który powinien dostać możliwość policzenia niezbędnych wydatków. Nikt lepiej niż eksperci i specjaliści, zaproszeni do prac w projekcie, nie mógłby tego zrobić lepiej. Nawet jeśli ograniczenia budżetowe są narzucone z góry, nadal taka analiza zespołowa ma sens. Jeśli bowiem budżet je...

Budżet - obok czasu i zakresu - należy do klasycznej projektowej triady , zwanej (złotym) trójkątem ograniczeń projektowych . Jego dobre oszacowanie jest jedną z podstawowych umiejętności, niezbędnych do skutecznego przygotowania i poprowadzenia projektu. Idea wspomnianego trójkąta polega na tym, że zmiany w jednym z tych podstawowych ograniczeń najczęściej muszą wpłynąć na pozostałe. Modyfikacje...

Plan powinien być - jak to się mówi - żyjącym dokumentem. Przede wszystkim nie od razu powstanie jego docelowa wersja . I jeśli lider prezentuje ją sponsorowi na początku prac, musi upewnić się, że sponsor nie weźmie tego za wersję ostateczną. Faza planowania może przecież doprowadzić do lepszego zrozumienia, co trzeba zrobić, a tym samym również do zmodyfikowania pierwotnych założeń , w tym - co...

Planowanie jest jedną z kluczowych umiejętności zespołu projektowego. Jednak w dzisiejszych czasach poświęcanie zbyt dużej ilości czasu na bardzo detaliczne rozpisywanie planu projektu, to zazwyczaj przesada i strata czasu. Im dłuższy projekt, tym większe ryzyko, że w trakcie realizacji zajdą zmiany, na które trzeba będzie elastycznie reagować, a więc m.in. przesuwać i modyfikować zadania, zmienia...

Nie od razu musimy mieć w głowach daty, przystępując do planowania. Najważniejsze jest wypisanie kluczowych zadań i ułożenie ich w logiczną sekwencję . Jednak kiedy chcemy już ruszać z projektem, przynajmniej kilka najważniejszych dat trzeba wyznaczyć. W końcu to właśnie terminy mogą stanowić "być albo nie być" projektu. Jeśli z planu wynika, że nie jesteśmy w stanie dotrzymać jakiegoś n...

Podział pracy na mniejsze etapy powoduje, że robota staje się bardziej znośna. Szczególnie duże projekty, gdy poszatkujemy na mniejsze części, wydają się łatwiejsze do opanowania. Podział na etapy przynosi wiele korzyści, np. możliwość regularnego kontrolowania postępów czy kilkakrotne świętowanie cząstkowych sukcesów , co podsyca energię niezbędną do kolejnej fazy. Kamienie milowe są ważnymi osią...

Lider może mieć pokusę, aby samemu napisać plan projektu. Tak wydaje się łatwiej, bo unika nieefektywnych dyskusji, nikt mu nie przeszkadza i ma szansę zrobić to szybciej. Jednak o wiele więcej jest ujemnych stron takiego rozwiązania. Nie wykorzystujemy wiedzy i doświadczenia osób zaproszonych do zespołu. Ryzykujemy pominięcie ważnych zadań, o których wiedzą członkowie zespołu, a lider może być ic...

Dobrze jest spisać w jednym miejscu wszystkie uzgodnienia dotyczące projektu - jego celu, zakresu, składu zespołu, terminów, budżetu czy produktów prac. Takim miejscem jest karta projektu . Z założenia powinien to być dokument bardzo prosty , nie stanowiący "bariery wejścia" do projektu. Jego głównym celem jest zanotowanie ustaleń, tak aby wszyscy interesariusze mogli się do nich w dowolnym momenc...

Produkty różnią się od efektów prac zespołu projektowego. Nie jest to wyłącznie zabawa słowami. Produktami prac nazywamy wszystko to, co zespół dostarczy w ramach projektu i z czego będzie rozliczony. Natomiast efekty prac zwykle pojawią się później . Będą wynikać z projektu i produktów, ale nie możemy zespołu bezpośrednio rozliczać z tych efektów, choćby dlatego, że są w istotny sposób odroczone...

Już na początku prac możemy spróbować określić, co konkretnego dostarczymy w naszym projekcie. Nawet jeśli samo zadanie wydaje się na początku trudne, a droga dojścia do rozwiązań - niepewna, to spisanie oczekiwanych produktów prac jest łatwiejsze niż byśmy się spodziewali . Zdefiniowanie produktów prac dużo daje. Po pierwsze, pozwala lepiej wyobrazić sobie projekt i czekające nas zadanie. Po drug...

Zakres prac oczywiście może ulegać zmianie w trakcie projektu. Chodzi tylko o to, aby realistycznie i uczciwie podchodzić do sytuacji, gdy zakres zadań się nieoczekiwanie zwiększa . Zmiany niewielkiego kalibru nie muszą powodować jeszcze alarmu. Drobne dodatkowe prace zapewne można zrealizować, nie robiąc rewolucji w założeniach. Jednak większe zmiany muszą wiązać się z weryfikacją dostępnych zaso...

Zmiana jest pewna. Słyszeliśmy to już wiele razy. Bez względu na metodykę prowadzenia projektu musimy zatem być gotowi na modyfikowanie pierwotnego zakresu prac . Nic w tym wstydliwego. Często po prostu nie da się od razu zaplanować projektu w sposób idealny . Nieoczekiwane zdarzenia w otoczeniu mogą z łatwością zburzyć pierwotną koncepcję prac, a to oznacza konieczność zdefiniowania zakresu prac...

Zdawać by się mogło, że skoro jasno uzgodniliśmy cel projektu , to zakresu już nie musimy dodatkowo spisywać. Tak nie jest. Cel to zwykle 1-2 konkretne zdania, ale w nich nie zmieścimy wszystkiego. Dlatego zakres projektu jest naturalnym i bardzo przydatnym dopełnieniem celu. Nie piszmy jednak elaboratów, nie kopiujmy planu prac. Wystarczy kilka haseł - obszarów, którymi zespół decyduje się zająć....

Cel projektu - nawet dobrze sformułowany - nie wystarczy, by jasno sprecyzować, w którym momencie projekt się kończy . Tymczasem takiej wiedzy potrzebują członkowie zespołu, ich przełożeni, ale też lider i sponsor. Chodzi o zarządzanie oczekiwaniami i unikanie nieporozumień . Prostą i skuteczną metodą jest użycie zdania: "Projekt uznamy za zakończony, gdy..." i dokończenie go. Dopełnieniem tego zd...

Cel postawiony przed zespołem może być ambitny, trudny, wymagać nadzwyczajnego wysiłku, ale... bezwzględnie musi być możliwy do zrealizowania . Dlatego trzeba koniecznie odróżnić bezpośredni produkt prac (na którego kształt zespół ma bezpośredni wpływ) od efektów odroczonych w czasie (które pozostają poza zasięgiem zespołu). Zawsze należy łączyć cel stawiany zespołowi z zakresem zadań , które czło...