Prosto o projektach

Istnieje silne przekonanie, że sponsor jest osobą, która decyduje o celu projektu. Tymczasem warto odróżnić "akceptowanie" od "formułowania" celu . Sponsor zawsze będzie ostatecznie akceptował cel, ale wcale nie musi - czy wręcz nie powinien - autorytarnie tego celu formułować. Bardzo korzystne jest włączenie lidera w rozmowę o celu . Jeśli sponsor zechce podeprzeć się zdaniem lidera, to cel ma sz...

Znana od dawna zasada SMART wcale nie traci na aktualności. Pięć angielskich słów, opisujących dobrze sformułowany cel , stanowi bardzo praktyczną ściągawkę, o której warto pamiętać. S - Specific (konkretny), M - Measurable (mierzalny), A - Ambitious (ambitny), R - Realistic (osiągalny), T - Time-bound (określony w czasie). Żaden cel nie jest tak "oczywisty", by nie wymagał przedyskutowania i zano...

Uzasadnienie biznesowe ma za zadanie udowodnić, że realizacja projektu się opłaci . Jest to rachunek kosztów i potencjalnych zysków. Warto pamiętać, że liczą się nie tylko jednorazowe nakłady, bezpośrednio poniesione w trakcie trwania projektu, ale też późniejsze, regularne koszty, które musimy przewidzieć. Po stronie korzyści z kolei pojawić się mogą np. dodatkowe przychody, które projekt przyspo...

Sponsor powinien poświęcić chwilę, by na pierwszym spotkaniu zespołu zaprezentować wszystkim powody uruchomienia projektu czyli genezę jego zainicjowania. Zrozumienie szerszego kontekstu i sensu całego przedsięwzięcia jest istotne dla członków zespołu, ponieważ motywuje do pracy . Po drugie, uchylenie rąbka tajemnicy dowartościowuje ludzi. Dzielenie się informacją jest dowodem zaufania . Osoby obd...

Obecność sponsora na pierwszym spotkaniu zespołu dodaje wszystkim wiary, że projekt jest ważny . Lubimy się angażować w sprawy, które dobrze rokują. Opieka i zainteresowanie ze strony ważnego decydenta jest wyraźnym sygnałem, że warto w tym projekcie być i że nie będzie to zmarnowany czas. Tytułowe "pięć minut" trzeba jednak rozumieć symbolicznie, a nie dosłownie. Sponsor nie może wpaść na spotkan...

Pierwsze spotkanie zespołu projektowego musi być dobrze przygotowane, bo " dobre pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz ". Na podstawie tego spotkania wszyscy zaproszeni wyrobią sobie zdanie na temat zadania, do którego zostali zaproszeni. To nie znaczy jednak, że lider musi zaprezentować pełną koncepcję projektu (do czego może mieć inklinacje). Jeśli bowiem przedstawi członkom zespołu niemal go...

Nie wszystkie projekty możemy zrealizować własnymi siłami. Bywa, że konieczne jest wsparcie zewnętrznych konsultantów . Warto zadbać o to, by taka współpraca przyniosła jak najwięcej korzyści. Dobre przygotowanie po stronie zleceniodawcy może w tym wydatnie pomóc. W tym odcinku podcastu jest mowa o dziesięciu elementach dobrego przygotowania do takiej współpracy. Są to: 1. sprecyzowanie oczekiwań...

Warto zwrócić uwagę na jasne rozgraniczenie kompetencji pomiędzy sponsorem, komitetem sterującym i zarządem . Wszystkie te role mogą brać udział w podejmowaniu kluczowych decyzji w projekcie. Istotne jest jednak, aby nie przesadzić z ilością osób i organów sprawujących zwierzchni nadzór nad projektem, bo to może znacząco obniżyć efektywność działania. Sponsor powinien być powołany dla każdego proj...

Komitet sterujący nie zawsze musi nadzorować pojedynczy projekt. Czasem warto rozważyć zorganizowanie jednego komitetu sterującego, który będzie nadzorować wszystkie projekty w firmie . Może to się okazać rozwiązaniem efektywnym, praktycznym i dzięki temu nawet niewielkie projekty mogą być regularnie przeglądane. Zarządzanie portfelem projektów w całej firmie jest niezwykle ważnym elementem kierow...

Komitet sterujący powinien być powoływany jedynie w uzasadnionych przypadkach . Mogą to być następujące sytuacje: projekt jest przekrojowy , dotyczy całej organizacji i trudno znaleźć jednego sponsora, który byłby w stanie sam podejmować kluczowe decyzje; projekt jest bardzo kosztowny , a każda decyzja niesie ze sobą duże implikacje finansowe - bezpieczniej, gdy kilka osób będzie o tym decydować;...

Nawet gdy inicjatywa projektowa rodzi się oddolnie, nawet wtedy (a może wręcz szczególnie wtedy) warto znaleźć poplecznika w najwyższych kręgach organizacji . Dobry pomysł bowiem nie wystarczy. Trzeba od początku dbać o to, by miał jak największą szansę powodzenia. Jednym z koniecznych warunków jest chociażby możliwość popracowania nad nim, a na to musi wydać zgodę przełożony lub ktoś z wysoko pos...

Czy sponsor buduje autorytet, gdy jest surowy i tylko wymaga? Czy korona by mu z głowy spadła, gdyby zamiast wymagania zajął się też pomaganiem? Oczywiście, że nie, więc warto taką partnerską postawę promować. Sponsor, pomagający liderowi, zaskarbia sobie jego wdzięczność , a to na pewno prowadzi do budowania autorytetu takiego sponsora. Odcinek mówi o ciekawym i skutecznym patencie na nauczenie s...

Czy zawsze trzeba wyznaczyć tylko jedną osobę do tej roli? Przecież nierzadko kilku członków zarządu jest jednakowo zainteresowanych projektem i jego efektami. Rzeczywiście, gdyby ograniczać rolę sponsora jedynie do śledzenia raportów od lidera, to pewnie mógłby to być cały zarząd. Jednak lider również potrzebuje wsparcia , możliwości konsultacji, pomocy czy po prostu możliwości poradzenia się w t...

W najlepszych projektach świetnie funkcjonuje tandem: sponsor - lider projektu . Ścisła współpraca między tymi dwoma osobami, to klucz do sukcesu projektu. Zwykle wykres zaangażowania sponsora w czasie przypomina literę "U": jest aktywny na początku (gdy zleca zadanie) i na samym końcu (gdy trzeba je odebrać i rozliczyć zespół). Tymczasem idealny wykres przypominałby raczej poziomą linię. Stałe, r...

Znaczenie słowa "sponsor" może być nieco mylące w kontekście zarządzania projektami. W języku polskim kojarzy się głównie z pieniędzmi, a tymczasem to bynajmniej nie finansowanie projektu jest głównym zadaniem sponsora. Ma on być przede wszystkim wsparciem dla lidera . Warto bowiem mieć kogoś na najwyższych szczeblach organizacji, komu na projekcie zależy. To znacząco zwiększa szanse powodzenia pr...

Udział pracownika w dużych projektach powinien być skorelowany z jego celami okresowymi . W przeciwnym wypadku lider będzie miał ogromne trudności, by uzyskać pełne zaangażowanie członków zespołu. Jeśli są rozliczani z czego innego - celów biorących się z ich regularnej pracy operacyjnej - to dlaczegóż by mieli "tracić" czas na inne zadania? Mniejsze projekty nie rodzą takiej konieczności. Nie trz...

Czy lidera naprawdę trzeba wspierać? Przecież to on ma kierować zespołem. Jak zatem członek zespołu, którym teoretycznie lider zespołu ma zarządzać, miałby wspierać tegoż lidera? Zwykle nie myśli się w ten sposób, a jednak warto odwrócić tradycyjne rozumowanie i wczuć się na moment w rolę lidera . Zawsze ma on najtrudniej. Niesie na swoich barkach odpowiedzialność za cały projekt i jego powodzenie...

Pierwsze spotkanie zespołu projektowego, to ważny moment . Od tego, jak zostanie przeprowadzone, wiele zależy. Nastawienie uczestników zbuduje się na podstawie tego pierwszego wrażenia , które... (jak mówi powiedzonko) możesz zrobić tylko raz. Ważną informacją, którą każdy musi z tego pierwszego spotkania wynieść, jest jego rola w zespole . Nie chodzi, rzecz jasna, o szczegółową listę zadań, ale o...

Zachęcam do pragmatycznego podejścia w kwestii planowania czasu pracy poszczególnych osób w projekcie. Przewidywanie niezbędnego czasu jest zadaniem trudnym, ale warto spróbować podejść do niego z założeniem, że nie trzeba tego robić idealnie . Wystarczy - dość dobrze. Stykałem się z podejściami skrajnymi, których nie polecam. Jedno z nich, to całkowite zaniechanie planowania czasu pracy. Niektórz...

Wszyscy członkowie zespołu projektowego powinni od początku wiedzieć, dlaczego są w projekcie i co będą robić. W szczególności: za co odpowiadać. Lider najczęściej oczekuje od każdej z tych osób "pokrycia" pewnego zakresu merytorycznego . Przy czym może on być szerszy od zakresu odpowiedzialności na piastowanym na co dzień stanowisku . Powód jest prosty: zwykle ograniczamy liczbę osób w zespole, a...

Wygodnie i komfortowo buduje się skład zespołu projektowego z ludzi sprawdzonych i doświadczonych. Ciężar odpowiedzialności rozkłada się wtedy na więcej osób, a nie spoczywa wyłącznie na barkach lidera. Jednak ci doświadczeni pracownicy , którzy z niejednego pieca już chleb jedli, bywają najbardziej zajęci . Jeśli są naprawdę dobrzy, to każdy chce ich mieć u siebie. Nierzadko są rozchwytywani i bi...

Skład zespołu powinniśmy dobrać tak, aby znalazły się w nim wyłącznie osoby, które będą naprawdę mieć czas, siły, chęci i możliwości, by w projekcie pracować . Nie chodzi tu o cechy charakteru (pracowici - tak, leniwi - nie), bo to wszyscy czujemy intuicyjnie. Chodzi o wzięcie pod uwagę również innych czynników, od których zależy, czy dana osoba będzie autentycznie pracować w projekcie. W tym odci...

Wcale nie musimy pracować pełnym składem przez cały czas . W różnych fazach projektu zaangażowanie poszczególnych osób może być różne i nic w tym niestosownego . Jeżeli akurat pracujemy nad czymś, co chwilowo nie dotyczy jakiegoś członka zespołu, to warto dać mu chwilę wolnego w projekcie. Lider nie powinien zmuszać wszystkich do bycia pod pełną parą przez cały projekt, bo to nawet nieosiągalne. I...

Niezmienny skład zespołu to generalna wytyczna, od której jednak jest sporo odstępstw. Nie zawsze mamy praktyczną możliwość, by zespół od początku do końca projektu miał ten sam skład, ale powinniśmy się o to starać, gdy tylko ma to sens i jest możliwe. A kiedy nie jest? Po pierwsze - z powodu naturalnych zmian w firmie. Odejścia, przyjścia, urlopy - to siła wyższa. Im dłuższy projekt, tym większe...

Podczas powoływania zespołów projektowych musimy uważać, by nie pominąć przełożonych osób, które chcemy do projektu pozyskać. Chodzi o to, żeby nie iść na skróty i nie zapraszać ludzi bezpośrednio do projektu, zanim się tego nie uzgodni z ich szefami . Mogą oni bowiem mieć inne plany wobec swoich podwładnych. Poza wszystkim, to oni zarządzają czasem i zadaniami swoich pracowników, dlatego jako pie...